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Magazzino

Articoli di magazzino

L’anagrafica degli articoli di magazzino costituisce la base della gestione commerciale, di magazzino e della produzione.

La gestione degli articoli di X-Cross è estremamente avanzata, utilizzando le funzionalità dei moderni database, e le avanzate funzionalità dell’interfaccia grafica.

  • Codice articolo di 255 caratteri
    • Codice articolo modificabile: il codice articolo, non essendo utilizzato nei collegamenti, è modificabile (se l’operatore ne possiede i permessi) in qualunque momento
  • Descrizione articolo di 2.400 caratteri, con andata a capo automatica.
  • Illimitate descrizioni aggiuntive per varie tipologie di descrizioni (per cataloghi, per produzione, ecc.)
  • Descrizioni articoli in lingue
  • Codici articoli del cliente, fornitore, oltre ad illimitate tipologie di codici interni (Barcode, EAN, ecc.)
  • Gestione sostituzioni articoli
  • Gestione articoli obsoleti con articolo sostitutivo. L’articolo sostitutivo viene automaticamente trovato nei documenti.
  • Gestione unità di misura multiple per articoli (vedi sezione unità di misura)
  • Gestione articolo contenuto (diverse confezioni per lo stesso articolo contenuto)
  • Gestione lotti con tracciabilità
  • Gestione numeri di serie con tracciabilità

Descrizioni Word processor

X-Cross incorpora un Word processor all’interno del programma gestionale.

Le descrizioni del Word processor sono del tutto analoghe alle altre descrizioni dell’articolo, e possono essere utilizzate nei documenti commerciali, in cataloghi, ecc., ma il testo contenuto può essere formattato (caratteri, stile, allineamento) e possono essere inserite anche immagini.
Le descrizioni Word processor possono poi essere utilizzate nei documenti commerciali e stampate all’interno del documento stesso.

Articoli configurati

Gli articoli di magazzino possono avere una serie di varianti e di configurazioni, che sono memorizzate in una tabella a parte.
In diversi casi, il prodotto presenta una vasta serie di caratteristiche, che vengono decise dall’acquirente.
Non è consigliabile creare un articolo per ognuna di queste combinazioni di caratteristiche, che messe insieme talvolta possono essere milioni.


Pensiamo ad esempio alla produzione di serramenti su misura: le combinazioni di materiali, colori, dimensioni, finitura, ecc. sono talmente tante che è impossibile creare un articolo per ciascuna di esse, la maggior parte delle quali non sarà mai prodotta.
X-Cross incorpora un completo e sofisticatissimo configuratore di prodotto, che consente di avere prodotti gestiti a varianti configurate anche molto complesse.

La struttura dati dell’articolo configurato

La struttura dati della configurazione articolo è praticamente sempre personalizzata con i campi decisi dall’utente.
La sofisticata struttura di X-Cross permetter, per ogni tabella e quindi anche per gli articoli configurati, di  memorizzare le informazioni necessarie per lo specifico settore merceologico e per le necessità dell’utente.

Ogni tabella del database, e quindi anche le configurazioni, può avere una estensione, con i campi in cui l’utente desidera memorizzare informazioni.
La tabella finale sarà data dall’unione della parte standard e di quella custom, che vengono viste come un tutto unico.
I campi custom possono poi collegarsi, come il resto del programma, a tabella esterne di riferimento.

Nessuna modifica al programma standard

Questa personalizzazione della struttura dati, ed anche dell’interfaccia di visualizzazione de della business logic del programma, avvengono senza alcuna modifica al programma standard, con cui la versione personalizzata rimane compatibile al 100%, azzerando i costi di passaggio alle versioni successive.

Visualizzazione delle configurazioni

Senza alcuna attività di programmazione, è possibile definire l’aspetto delle finestre in cui questi dati andranno visualizzati.
I campi aggiuntivi possono venire suddivisi in gruppi, ognuno dei quali sarà contenuto in un tab.

Visualizzazione dinamica delle configurazioni

La finestra dei campi custom può essere diversa a seconda delle tipologia di prodotto su cui l’utente sta lavorando, abbinando una categoria di prodotto ad una struttura di visualizzazione.

Visualizzazione dei colori

Un campo custom può avere l’attributo colore, e quindi memorizzare il numero RAL del colore, che sarà visualizzato e stampato con il colore corrispondente al codice RAL.


Categorie e classificazioni degli articoli

Categorie merceologiche

Gli articoli sono organizzati in categorie merceologiche con struttura gerarchica fino a 6 livelli, che quindi permette raggruppamenti statistici a vari livelli.

Modifica delle categorie

Le categorie merceologiche possono essere rinominate e riorganizzate senza perdere i collegamenti agli articoli. È possibile riorganizzare l’albero delle categorie in tutti i modi, anche spostando categorie da un ramo all’altro, anche se sono già collegate ad articoli.
Questo è possibile grazie all’avanzata struttura dati di X-Cross, dove i codici non sono mai utilizzati come chiave di collegamento, che invece avviene utilizzando le ID, e quindi le chiavi stesse sono modificabili in qualunque momento da chi ha gli opportuni privilegi di accesso.

Collegamenti ad altre classificazioni

Oltre alla categoria merceologica, ogni articolo può essere collegato a diverse altre classificazioni, alcune obbligatorie ed altro no.
Queste classificazioni possono essere collegate alla categoria merceologica; in questo modo, selezionandola, anche queste categorie risultano collegate, ma sono comunque modificabili nel singolo articolo.

Altre classificazioni articoli

Oltre alle categorie merceologiche sono presenti altre classificazioni articoli. Queste classificazioni vengono ereditate dalla categoria merceologica di appartenenza, ma se necessario possono venire modificate su ogni singolo articolo.

Categorie di magazzino

Queste categorie contengono i dati per la gestione di magazzino:

  • Tipo articolo (fisico, virtuale, descrizione libera)
  • Tipo approvvigionamento
  • Tipo gestione lotti
  • Tipo gestione numeri di serie
  • Classe di unità di misura

Categorie commerciali

Contengono diversi dati per la gestione commerciale degli articoli.

  • Categoria provvigioni
  • Categoria acquisti
  • Categoria vendita

ed altre ingformazioni per la gestione commerciale.

Categorie vendita ed acquisto

Queste categorie contengono informazioni utilizzate nella gestione listini e sconti, i cui valori possono dipendere da queste categorie.

Costruttori

In questa tabella si possono inserire i costruttori che hanno fabbricato gli articoli, che possono essere diversi dai fornitori.

Categorie fiscali

In questa sezione possono venire inseriti i dati per la gestione contabile e fiscale degli articoli.

  • Codice IVA (distinto per acquisti e vendite)
  • Conto contabile (distinto per acquisti e vendite)
  • Dati Intra
  • Dati ritenuta
  • Conti economici per la contabilità analitica (distinti per acquisti e vendite)

È possibile avere codici IVA distinti, sia per le vendite che per gli acquisti, in base alla categoria contabile del cliente o del fornitore.


Unità di misura

In X-Cross, l’articolo di magazzino non ha una sola unità di misura, ma ne può avere diverse per acquisto, vendita e gestione del magazzino.

Classi di unità di misura

A questo scopo, l’articolo è collegato (direttamente o tramite la categoria di magazzino) ad una classe di unità di misura, che definisce le unità di misura utilizzabili.
Nel caso di una sola unità di misura, questa sarà collegata alla classe e sarà utilizzata in tutte le situazioni.
Nel caso di unità di misura multiple, potranno essere definite separatamente (per acquisti, venite e gestione del magazzino) le unità di misura utilizzabili in questo contesto.

Unità di misura per cliente – fornitore

È possibile fare dipendere l’utilizzo o meno di una certa unità di misura dalla classe relativa al singolo cliente – fornitore.
Ad esempio, se si vendono articoli gestiti a superficie e si lavora con gli USA, l’unità di misura potrà essere, invece che Metri quadrati, Piedi quadrati.

Conversione unità di misura

Se si utilizzando le unità di misura multiple, sorge il problema della loro conversione nell’unità di misura base in cui è gestita la giacenza. Questa conversione può avvenire a vari livelli:

Generale

In questo caso abbiamo unità di misura che stanno tra di loro in rapporto fisso (esempio conversioni cm. – pollici)

Per classi di conversione

Se articoli diversi condividono le stesse modalità di conversione unità di misura, questa viene fatta utilizzando la classe di conversione collegata all’articolo. Ad esempio, per le piastrelle di un certo formato la conversione da pezzi a metri quadrati sarà costante, e quindi si evita di inserire i fattori di conversione per ogni articolo.

Per articolo

Se nessuno dei casi precedenti è applicabile, i fattori di conversione possono venire inseriti per ogni singolo articolo.


Depositi

Il magazzino è organizzato con un illimitato numero di depositi, ognuno dei quali è collegato ad una sede aziendale.
In questo modo le giacenze articoli sono visibili sia per depositi, sia raggruppate per sede aziendale.

Depositi interni ed esterni

Sono gestiti depositi interni all’azienda e depositi esterni presso terzi (giacenza presso corrieri, presso terzisti, ecc.).

Raggruppamenti di depositi

I depositi possono essere organizzati in raggruppamenti, indipendentemente dalla sede aziendale, ed i dati relativi alle giacenze ed alla disponibilità possono essere visibili per raggruppamento.

Indipendenza dei depositi dal tipo di giacenza

In molti programmi i depositi non vengono utilizzati solo come locazione fisica, ma come indicatore logico del significato della giacenza.
Abbiamo quindi depositi in conto lavoro, riparazione, in attesa di collaudo, ecc.
Questi tipo di impostazione impedisce di avere una ben precisa locazione fisica del deposito, in quanto questi “depositi virtuali” spesso non esistono.
In X-Cross il deposito si riferisce alla sola locazione fisica; il significato fiscale e operativo della giacenza è demandato ad una diversa dimensione, il Tipo di giacenza, che vedremo nella senzione giacenze.


Giacenze di magazzino

Una importante innovazione di X-Cross, rispetto alla quasi totalità dei gestionali in commercio, è la separazione della tipologia di giacenza dal deposito.
Nella maggioranza degli ERP, il deposito include la motivazione della giacenza; abbiamo quindi il deposito conto lavorazione, il deposito in attesa di collaudo, il deposito conto riparazione, e così via.
Questo tipo di approccio obbliga a creare nuovi depositi per gestire una nuova tipologia di giacenza, depositi che raramente corrispondono ad una vera e propria locazione fisica.
In X-Cross, questo problema viene brillantemente risolto mediante l’introduzione del Tipo di giacenza.

Tipi di giacenza

In questa tabella sono definite le varie tipologie di giacenza; per ognuna di esse vengono inserite il tipo di disponibilità, l’inclusione nell’inventario fiscale, ecc.
In questo modo non bisogna definire depositi distinti per diverse tipologie di giacenza, come è invece necessario in molti programmi; ad esempio, non sarà necessario definire un deposito conto riparazione, ma sarà definito un tipo di giacenza “conto riparazione”.
Questo evita di confondere una dimensione fisica del deposito (dove si trova la merce) con una dimensione logica (perché la merce è in quel deposito), e permette di gestire molto meglio le ubicazioni interne al deposito.

Depositi e tipi di giacenza

Viene quindi automaticamente definita una matrice data dai depositi e dai tipi di giacenza, dove ogni elemento può essere movimentato.

Impegno giacenze da ordini clienti o da produzione

L’impegno dei materiali (per esempio per un ordine cliente) determina la creazione di un movimento di magazzino virtuale, che sposta la giacenza in un tipo di giacenza diverso definito nella causale.
Naturalmente il tipo di giacenza dovrà avere le caratteristiche opportune, per esempio non essere disponibile per vendita.


Movimenti di magazzino

I movimenti di magazzino vengono generati da:

  • Documenti in entrata ed in uscita (DDT, fatture accompagnatorie)
  • Carichi e scarichi di produzione
  • Movimenti interni

Movimenti interni

I movimenti interni, per comodità di inserimento, sono organizzati in testata e righe, come i documenti esterni.
Ogni documento può contenere un numero illimitato di righe.

Analitica in movimenti di magazzino

Ogni riga di un documento di magazzino può avere una completa gestione della contabilità analitica, con possibilità di dividere l’importo in illimitate righe di analitica.