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Documenti esterni

I documenti esterni sono quelli con cui l’azienda effettua le operazioni di vendita e di acquisto.
Tutti i documenti condividono la stessa struttura di base, pur con le necessarie differenze tra un documento e l’altro.

Struttura dei documenti

  • Illimitate righe per documento
  • Inserimento e modifica di testata, righe ed altre tabelle collegate (es. note) con un unico inserimento dati ed una unica transazione.
  • Blocco del record in modifica. Quando un documento viene modificato da un utente, non può venire modificato da un altro utente.
  • Spedizione documento per e-mail
  • Illimitati agenti per documento o per riga documento.
  • In offerte, contratti ed ordini è possibile avere più destinazioni merce per documento
  • Contabilità analitica in testata (si applica a tutte le righe) o per righe.
  • Illimitate note per documento; per ogni tipologia di nota è possibile definirne il comportamento (stampate o no, posizione di stampa, ecc.)
  • Destinatari multipli del documento; ogni destinatario può avere una diversa email a cui inviare il documento.

Testata del documento

Nella testata del documento vengono definiti:

  • Il cliente o fornitore del documento
  • La divisa ed il cambio del documento
  • Il listino o il tipo listino applicabile. Se si definisce il tipo di listino, articoli diversi possono avere listini diversi
  • La condizione di pagamento del documento
  • Gli agenti del documento, che possono nche essere diversi da una riga all’altra (gestione per mandati)
  • Il riferimento, tra i contatti del cliente o fornitore, a cui sarà indirizzato il documento
  • L’eventuale firma grafica che sarà apposta in calce al documento
  • La opzioni di stampa con cui il documento sarà stampato, se diverse dallo standard
  • I dati per il trasporto
  • La destinazione delle merci
    • Nel caso di offerte ed ordini, le destinazioni possono essere multiple nello stesso documento
  • I dati contabili ed Intrastat
  • I dati specifici del documento: per esempio, in un ordine saranno inserite le date di consegna (modificabili sulle singole righe)
  • I dati della contabilità analitica del documento, che saranno applicati alle varie righe. I dati di analitica possono comunque essere diversi tra una riga e l’altra.

Sono inoltre visibili:

  • Il riassuntivo delle provvigioni del documento e la maturazione delle stesse
  • I collegamenti a documenti precedenti e successivi

Righe del documento

Un documento può avere un numero illimitato di righe, che vengono inserite e modificate con un’unica transazione.
Ogni riga si riferisce ad un codice articolo, e può riferirsi ad una specifica configurazione dell’articolo stesso.

Nella riga vengono definiti questi dati:

  • L’articolo di magazzino
  • L’eventuale configurazione/variante dell’articolo
  • Il codice del cliente o del fornitore dell’articolo
  • La descrizione nella lingua del cliente o del fornitore
  • I dati contabili della riga (IVA, conto)
  • Il deposito e la destinazione della riga, se diverse da quelle di testata
  • Lo stile di stampa della riga (grassetto, sottolineato, corsivo, ecc.)
  • Le provvigioni della riga
  • Se presenti, i lotti e/o i numeri di serie della riga
  • Se articolo in kit, i componenti del kit di riga
  • I dati Intrastat della riga
  • I dati della ritenuta d’acconto della riga
  • Le spese attribuite alla riga

Sono inoltre visibili i collegamenti a righe di documenti precedenti e successivi.

Lotti e numeri di serie

Ogni riga può avere, come sotto-tabella, i lotti e/o i numeri di serie, che vengono inseriti e modificati in tempo reale insieme al documento.

Articoli in kit

Per gli articoli in kit, è presenta la lista dei componenti da scaricare da magazzino

Destinazione merce per righe

Nei documenti che lo prevedono (offerte ed ordini) ogni riga può avere una destinazione merce diversa dalle altre righe.

Spese del documento

In ogni documento possono essere presenti illimitate righe di spese. Le righe di spese sono inserite in una apposita lista, e non come normali righe di documento.

Questo permette di:

  • Suddividere le spese che non hanno una aliquota propria (es. spese di trasporto) in base alle aliquote delle righe documento, se più di una presente.
  • Suddividere le spese sulle righe, in base ai criteri inseriti. Questo permette (per i documenti di acquisto) di avere i costi inclusivi delle spese accessorie.
  • Trasferire automaticamente le spese nei documenti successivi in base ai criteri inseriti.

Agenti del documento

In un documento, o una riga documenti, possono essere presenti illimitati agenti, ciascuno con un proprio ruolo in base al quale potranno essere calcolate le provvigioni.
Gli agenti di riga possono essere presi dalla testata documento, inseriti manualmente o calcolati in base alla tabelle dei mandati.

Note del documento

Un documento può avere un numero illimitato di note.
Le note possono essere interne, oppure venire stampate sul documento.
Se stampate, possono venire inserite solo in certe opzioni di stampa, ad esempio le copie interne dei documenti, ed è possibile definirne la posizione nel documento e l’aspetto grafico.

Inserimento automatico delle note

È possibile definire delle regole per cui certe note vengono inserite automaticamente nel documento al verificarsi di certe condizioni, ad esempio solo per certe tipologie di clienti.

Scadenze

Ogni documento può avere illimitate scadenze di pagamento, calcolate dalla condizione di pagamento o inserite manualmente.

Stampa delle scadenze nel documento

Nelle opzioni di stampa possono essere inserite le regole per la stampa delle scadenza.
Dato che nelle testata e nel piede di pagina lo spazio è limitato, è possibile definire la posizione di stampa delle scadenza a seconda del loro numero.
Possiamo quindi avere che, oltre ad un certo numero di scadenze, queste vengono stampate dopo le righe del documento, senza limiti di spazio.

Contabilità analitica

E’ possibile avere la contabilità analitica sui documenti, con una modalità simile a quanto visto nella contabilità analitica dei movimenti contabili.
Avere la contabilità analitica nelle fattura emessa o ricevuta permette, rispetto all’imputazione in contabilità, un maggior livello di dettaglio in quanto possiamo avere la contabilità analitica sulla singola riga documento, mentre in contabilità le righe vengono raggruppate per conti.
La contabilità analitica può riferirsi alla testata o alle righe documenti.
Ogni riga documento può avere illimitate righe di contabilità analitica.

Base di calcolo

La base di calcolo per la contabilità analitica, oltre all’importo di riga, può comprendere (per gli acquisti) anche le eventuali spese collegate alla riga e l’IVA indetraibile, che viene quindi incorporata nel costo.


Stampa documenti

Il formato delle stampe documenti è completamente personalizzabile senza alcuna modifica al programma.
È possibile definire le colonne da stampare, la grafica, i margini, ed in pratica tutti gli aspetti del modulo di stampa.

Stampa dinamica delle colonne

Una esclusiva funzionalità di X-Cross è la possibilità di determinare la presenza o meno di alcuna colonne, e la loro dimensione, in base ai dati presenti nel documento. Se ad esempio si inserisce nell’opzione di stampa codice “automatico”, la colonna viene inserita se in almeno una riga è presente un articolo con codice (non una descrizione libera), e la larghezza della colonna viene calcolata in base allo spazio occupato dal codice più lungo.
Lo stesso può avvenire per la colonna sconti; se in un documento non sono presenti sconti non viene stampata la colonna, se ci sono in almeno una riga essa viene stampata con la dimensione data dallo sconto più lungo.

Opzioni stampa documenti

Possono essere stabilite le regole di stampa documenti, con default per singolo tipo documento, modificabile sul cliente – fornitore e sul singolo documento.
Nelle opzioni di stampa possono essere definite alcune caratteristiche delle stampe, che in questo modo possono variare senza dovere creare un modulo apposito.
Tra le varie opzioni, è possibile definire:

  • Il tipo di prezzi da stampare
  • La presenza o meno della testata o del piè di pagina, nella prima pagina, nell’ultima o in tutte
  • La posizione delle scadenze del documento
  • La stampa della firma al documento
  • I parametri per la stampa delle configurazioni (se presenti)
  • Le intestazioni del documento (sede commerciale, amministrativa o legale)
  • I parametri per la creazione delle email di invio
  • I riferimenti ai documenti precedenti (ordine, DDT)

Testi nei documenti

Una utilissima possibilità è la possibilità di inserire dei testi nel documento.

Calcolo dei testi

La presenza o meno di questi testi può essere condizionata con una formula di selezione, ed il contenute del testo stesso può venire calcolato in modo variabile.
I testi possono venire stampati:

  • Nella testata
  • Ad inizio righe
  • Alla fine delle righe
  • Come sfondo del documento

Allegati ai documenti

Ogni documento commerciale può avere documenti allegati (PDF, immagini o altro), che possono venire inviati come alleati alla email del documento.

Allegati automatici

È possibile definire quali documenti vengano automaticamente allegati in un documento commerciale che contenga certi articoli.
Questo si applica ad esempio alle offerte, che possono essere automaticamente completate con immagini o PDF, o documenti di vendita che possono venire integrati con documenti relativi agli articoli (certificati di conformità, documentazione legale, ecc.).
Questi allegati automatici non vengono duplicati per ogni documento, ma sono un semplice collegamento al documento dell’articolo, con grande risparmio di spazio.


Catena dei documenti

Le righe dei documenti del ciclo attivo e del ciclo passivo possono essere collegate tra di loro.
Ogni riga di documento successivo deriva da una riga di documento precedente; ogni riga di documento precedente può essere collegata a più righe di documento successivo.
Nei parametri dei tipi documento è possibile definire quali documenti possono ereditare righe dal documento in oggetto; per i documenti successivi, è possibile definire la causale (in base alla causale del documento padre) e lo status del documento, per la gestione workflow documentale.
Nella finestra di import le righe documento da importare vengono separate tra righe compatibili con il documento in oggetto o non compatibili. I criteri di compatibilità (per pagamento, agente, destinazione, ecc.) possono essere definiti.
Per i documenti che comportano uno scarico di magazzino è prevista anche una verifica delle disponibilità degli articoli.

Assegnazioni righe documenti

Per i documenti che costituiscono disponibilità futura (ordini clienti e fornitori) è possibile effettuare assegnazioni di quantità, in modo da collegare uno o più ordini clienti a uno o più ordini fornitori, in modo da avere ordini dedicati.


Workflow documenti

I documenti possono essere in varie situazioni (status), ognuna della quali dà al documento un certo tipo di possibilità (può essere o no stampato, può essere o no cancellato, ecc.).
Per ogni tipo di documenti, è possibile definire la tabelle degli status, con un illimitato numero di elementi.

Autorizzazioni

Per ogni status è possibile definire le autorizzazioni necessarie per poterlo attribuire ad un documento.

Workflow status

Per ogni status è possibile definire i possibili status successivi, e per ogni passaggio l’autorizzazione necessaria per effettuare l’operazione.

Ciclo attivo

Il ciclo attivo (vendite) comprende i seguenti documenti:

  • Offerte
  • Contratti clienti
  • Proposte d’ordine
  • Conferme d’ordine
  • Allestimenti
  • Documenti di trasporto
  • Prestazioni di servizi
  • Fatture e note di accredito

La maggior parte di questi documenti può importare righe da altri documenti, secondo questo schema.


Ciclo passivo

Il ciclo passivo (acquisti) comprende i seguenti documenti:

  • Richieste di offerta
  • Contratti fornitori
  • Ordini a fornitori
  • Documenti di trasporto ricevuti
  • Prestazioni di servizi ricevute
  • Fatture e note di accredito ricevute

La maggior parte di questi documenti può importare righe da altri documenti