Le tabelle delle anagrafiche clienti, fornitori e contatti costituiscono la base per qualunque software gestionale, sia per la parte contabile che per la parte più propriamente gestionale.
Anche in questa sezione del programma apparentemente semplice e banale, si vedrà come X-Cross riesca a gestire le necessarie informazioni in maniera più funzionale e flessibile, senza per questo complicare l’interfaccia utente, ed anzi semplificandola.
Anagrafica unica
Le anagrafiche clienti e fornitori hanno un record unico di anagraficacon i dati di base, condiviso nel caso un cliente sia anche fornitore.
I dati specifici cliente e fornitore sono inseriti in una tabella separata indipendente dall’anagrafica di base.
Tipi di record
In totale si hanno 3 tipi di record:
- Contatti: comprende tutte le anagrafiche registrate, che possono avere solo i dati di anagrafica, o anche i dati cliente, fornitore o entrambi.
- Clienti: hanno i dati di anagrafica ed i dati cliente-
- Fornitori: hanno i dati di anagrafica ed i dati fornitore.
I dati del record (contatto, cliente o fornitore) sono contenuti tutti in una unica finestra, e vengono aggiornati in una unica transazione.
Struttura del record Clienti – Fornitori
Le anagrafiche Clienti – Fornitori costituiscono un primo esempio, anche se ne vedremo di più complessi, di strutture multilivello.
Nell’immagine sopra, vediamo le tabelle che costituiscono l’”oggetto Cliente”.
Tutte queste tabelle possono venire inserite e modificate in una unica finestra e con una unica transazione, assicurando la massima integrità dei dati, come già descritto nella sezione delle funzionalità generali.
Dati anagrafici
- Dati anagrafici generali
- Riferimenti (persone di contatto) multipli per ogni cliente o fornitore.
- Indirizzi ed email di spedizione dei documenti (anche e mail) per ogni tipo documento ed anagrafica collegati ai riferimenti.
- Gestione dati indirizzo strutturati per normativa fiscale
- Collegamento ad archivio Partite IVA comunitarie via internet per controllo partita IVA di stati UE e reperimento dati anagrafici e di indirizzo.
- Collegamento a Google Maps per dati indirizzo strutturati, latitudine, longitudine e mappa interattiva.
Dati storici
- Le modifiche dei dati anagrafici possono essere memorizzate in una tabella separata.
- I documenti ed i libri contabili, se ristampati dopo le modifiche, riporteranno i dati in corso alla data del documento e non gli ultimi dati.
Dati contabili
- Sede legale ed amministrativa diverse
- Conto economico collegato al fornitore proposto come default al momento della registrazione delle fatture.
- Possibilità di partitari clienti e fornitori multipli per tenere separati anticipi e crediti-debiti, che nel caso di un conto partitario unico sarebbero compensati. In base alla tiologia di operazione della causale, il partitario viene selezionato automaticamente.
- Intrastat: dati relativi al tipo di transazione proposti come default. Inserimento criteri di gestione delle spese per valore statistico.
Dati commerciali
- Gestione agenti multipli su cliente, con diversi ruoli (es. primo agente, secondo agente, supervisore, capo area, ecc.).
- Ogni agente – ruolo può avere una diversa tipologia di calcolo delle provvigioni.
- Possiamo avere illimitati agenti su ogni documento o riga documento.
Sedi commerciali
È possibile avere, per un solo cliente, più sedi commerciali.
Per ogni sede, è possibile definire:
- Condizioni commerciali (listini, sconti)
- Condizione di pagamento
- Vettore
- Zona
- Agenti
- Destinazioni merci
Altri dati commerciali
- Gestione agevolazioni IVA per articoli o categorie merceologiche
- Banche multiple per cliente e fornitore.
- Banca azienda
- E’ possibile avere un cliente di fatturazione distinto dal cliente commerciale.
- Gestione fido clienti per classi di credito, con possibilità di blocco emissione documenti ed evasione ordini.
- Gestione destinazioni merci multiple, distinte in abituali ed occasionali. Per ogni destinazione è possibile inserire un distinto vettore abituale, comunque modificabile nei documenti.
Destinazioni merci
Per ogni cliente o fornitore, è possibile avere tre tipi di destinazioni merci:
- Destinazioni abituali
- Destinazioni occasionali (es. cantieri)
- Destinazioni finali, per potere indicare una ulteriore destinazione merce oltre a quelle sopra.